大東市様｜PDF予算資料への書き込みを、差し替え後もそのまま流用
業種：自治体 ／ 用途：予算編成資料への書き込み・差し替え対応
大阪府大東市 政策推進部 財政課では、予算編成時に各課から集まる大量の資料の精査に AxelaNote（アクセラノート）を活用しています。資料をPDF化したうえでマーカーやコメントを書き込み、資料が差し替わっても書き込みをそのまま流用できるようになりました。書き込み箇所を探す手間がなくなり、印刷コストと印刷時間の削減にもつながっています。
40冊以上一回の予算編成期に扱う資料量
容易に書き込み箇所を手作業で探す手間を削減
不要に資料差し替え後も書き込みを流用
導入前の課題｜差し替えのたびに、書き込みをすべてやり直していた
予算編成の時期になると、財政課には各課から膨大な紙資料が送られてきます。財政課ではそれらを精査し、返却したり、他部署へ回覧したり、上長へ提出したりしています。
その際、重要な部分にはマーカーを引いたりコメントを記入したりしていました。しかし紙資料のため、差し替えが発生するとすべて書き直しになります。また、以前どこに書き込んだかを覚えておき、手作業で探す必要もありました。超過勤務や膨大な手間が発生していたといいます。
そこでDX化を進め、各課から提出される資料をPDF化しました。ただしPDF化した後も、そのPDFへの書き込みと、差し替え時の書き込みの扱いが課題として残りました。
AxelaNoteで解決したこと
選ばれた理由｜差し替えが発生しても、書き込みを流用できる
大東市様が AxelaNote を選んだ理由は、資料の差し替えが発生しても書き込みをそのまま流用できる点でした。
各課から提出される資料は、差し替えが頻繁に発生します。AxelaNote では書き込みが元の資料とは独立して管理されるため、元のPDFが差し替わっても、それまでの書き込みを引き継げます。
「資料が差し代わっても書き込みをそのまま流用することができます。これは他のPDFソフトにはない特徴でした。」
大東市 政策推進部 財政課
実際の使い方｜PDF資料にマーカーとコメントを書き込む
PDF化した予算編成資料を AxelaNote で開き、内容を確認しながら重要な箇所にマーカーを付けます。収入、連携や実績、国の補助金などについてのコメントも、そのまま画面上で書き込みます。
実際の作業では外部ディスプレイも併用し、資料を確認しながら書き込みを進めています。
導入後の効果｜書き込み箇所の検索が容易に、印刷コストも削減
まず、資料内の書き込み箇所を探す作業が容易になりました。従来のように「どこに書いたか」を記憶に頼って手作業で探す必要がなくなっています。
あわせて、紙資料を作成する必要がなくなり、印刷コストと印刷時間を削減できました。
「資料は一回の予算編成期だけでキングファイル40冊以上にもなります。収入、連携や実績、国の補助金についてなど書き込むべきコメントはたくさんあるので、それらを書き直す必要がなくなり、削減効果はとても大きいです。」
大東市 政策推進部 財政課
今後の展望｜働き方改革に向けて、他の課への展開も
AxelaNote の導入効果は、DX推進を担当する行政サービス向上室にも共有されています。
物理的な紙がなくなることで、分散出勤や働き方改革にも対応しやすくなったことから、大東市様では財政課以外の部署への展開も検討されています。
このほか、こんなPDF書き込み業務にも
AxelaNote は、大東市様の予算資料のほかにも、次のようなPDF書き込み業務で利用されています。
PDF書き込み・文字入力ソフト AxelaNote の詳細を見る ｜ 大東市様の導入事例をPDFで見る
同じようなPDFへの書き込み作業を、そのままお試しいただけます
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※ 本事例は2023年4月時点の内容です。記載の会社名・製品名は各社の商標または登録商標です。