チャットでは伝わらない!そんなときはAxelaNote

テレワークで起こるコミュニケーション問題

テレワークを導入することで、生産性の向上、固定費の削減など、さまざまなメリットを得ることができます。しかし、社員同士の作業場所が離れているため、うまくコミュニケーションが取れないデメリットも存在しています。テレワークの効果を得るためには、コミュニケーション問題を解決しなければいけません。

相手への配慮がコミュニケーション不足の原因に

テレワークでの会話は簡単ではありません。同じ空間にいるときと異なり、会話するたびに通話をつなぐ必要があります。会話中は相手の作業を止めさせるため、業務に関係のない話をせず、端的に用件だけを伝える。
相手を邪魔しないように配慮した結果、業務に関わる連絡や報告ばかりのやり取りになり、コミュニケーション不足の原因になります。

テレワークで感じる孤独

オフィスでは上司や同僚、後輩、取引相手など。多くの人に囲まれながら仕事をおこないますが、リモートワークでは、1人で作業しなければなりません。業務間の雑談もなくなり、オフィスにあった人との繋がりが感じられなくなります。
パーソル総合研究所のおこなった調査では、テレワーカーの3割が不安感や孤独感を感じており、マネジメントが必要だと言われています。

コミュニケーション不足で生産性が低下

アメリカのYahoo!では早期からテレワークを導入したものの、2013年に禁止になりました。理由は「コミュニケーション不足」や「チームワークの低下」が発生したためです。
コミュニケーション不足は、業務にさまざまなトラブルを引き起こします。個人の問題と思われがちですが、企業の問題といっても過言ではなく、注意が必要です。

スピーディーな連携が取れない

テレワークでは情報共有に、多少のタイムラグがあります。オフィスではすぐに返答がもらえる質問も、テレワークでは回答を得るまでに時間が掛かります。
質問をおこなっても、返信が来るまではむやみに手は出せません。回答が来るまで、仕事を中断せざるおえない状況になります。

言葉足らずで関係が悪化

テレワークでは、チャットやメールなどの文章でのやり取りが基本になります。会話には相手の表情や声のトーンなど、得られる情報が多くあります。しかし、文章には言葉以外に情報がなく、慣れないと意思疎通がうまくできません。
文章でのやり取りは、会話よりも注意が必要です。「部下への指示が伝わっていない」「質問に対する回答が求めていたもの違う」など、少し言葉が足りないだけで意図が伝わらず、社員関係がギクシャクする可能性があります。

離職者の増加

リクナビnextの転職理由の3位には、「人間関係がうまくいかなかった」ことが、ランクインしています。詳しい理由には、「仕事の相談をできる人がいない」「信用できる人がいない」「上司と話しづらい」などが挙がっています。
同じオフィスで働いていても、コミュニケーション不足が指摘されるなか、リモートワークでなにも対策しなければ、離職率が上がるのは当然でしょう。
離職者が増えれば、社員1人あたりの仕事量も増えます。膨大な仕事は社員が不満を抱くきっかけになり、さらなる離職者を生みだす負のループになりかねません。

テレワークで得られる効果は大きい

総務省が2018年におこなった調査では、テレワークを導入した8割の企業が勤務者の移動時間の短縮、生産性の向上など、導入目的の効果を得られたと回答しています。


平成29年通信利用動向調査報告書 AxelaNoteにて作成

テレワークが可能な業務がないため、導入できない。せっかく導入しても、効果を得られず、数ヵ月でやめてしまう。そんななか、NTTドコモは業務のテレワーク化を進め、ノウハウを外部に提供することで、収益につなげるという成功を収めています。

NTTドコモがテレワークで得た効果
NTTドコモは、数年前からテレワークに取り組んでいます。2017年に総務省から「テレワーク先駆者百選 総務大臣賞」を受賞するなど、積極的に導入を進めてきました。

テレワークをおこなった社員に実施したアンケートでは、以下の効果が確認されています。
【NTTドコモテレワーク効果】
・社員の移動時間が約30%減少
・提案書などの資料作成に費やせる時間が約20%増加
・時間外労働時間が約15%減少

導入や継続に課題はあるものの、社員のライフワークを充実させ、生産性アップも期待できるのは、テレワークの大きなメリットです。

コミュニケーション不足を解消するにはツールの活用が不可欠

コミュニケーション不足を解消するために、ビデオ会議やチャットなど、ツールの導入が進んでいます。しかし、ツールを使いこなせなければ、導入されていないと同じ。
リモートワークでは、実際に顔を合わせたときよりも、コミュニケーションの「量」と「質」の両方を充実させなければいけません。

ツールを導入しただけでは問題は解決しない

ビデオ会議やチャットを導入しても、活用しきれなければツールに価値はありません。コミュニケーション不足を解消するためには、業務連絡以外の雑談も必要です。
日々の何気ない会話からアイデアが湧くことも多くあります。テレワーク中の過ごし方や気づいたことなど、お互いに人となりを知れれば、関係を深めることができます。

チャットだけでは伝えきれない

気持ちや意見を相手にしっかり伝えることがコミュニケーションです。独りよがりで相手に伝わっていなければ、コミュニケーションが取れているとは言えません。それは、業務連絡でも同じことが言えます。下記の例を見てください。

例①プレゼン資料の修正
プレゼンテーションに使う資料を作成し、PDFファイルで上司に送信しました。
修正がないか確認してもらったところ、下記の内容が送られてきました。


部下が上司に送った、プレゼン資料

上記、資料に対して
・グラフ文字小さくて見えにくい
・参考データの年数を間違えている
・メインの内容がわかりくい
以上、本日中に修正お願いします。

修正してほしいポイントはわかりますが、具体的な修正内容は書かれていません。「文字が小さくて見えにくい」だけでは、どの程度大きくすればいいのかわからず、試行錯誤が必要です。

例②プレゼン資料の修正
先ほどと同じ資料を送ったところ、下記のような返信が届きました。

作成お疲れさまです。
修正ポイントにチェックをいれました。
下記資料に沿って修正お願いします。


送られてきた資料にAxelaNoteにて、資料に修正点を書き込み

違いは一目瞭然です。後者のメッセージでは、修正の内容については書かれていません。しかし、添付された資料を見れば、どこをどのように修正すればいいか、ひと目で理解できます。
上記の画像はAxelaNoteを使用し、PDFに書き込みをおこないました。前者と比較するとソフトウエアを使っており反則的ですが、文章のみで伝えるよりもわかりやすく、再修正になる可能性は低いはずです。

テレワークのコミュニケーション不足を解決し生産性アップ

テレワークの真の効果を得るためには、質の高いコミュニケーションが必要不可欠です。すでに、いいコミュニケーションできている場合は継続を心がけましょう。「できてないのではないか」と不安がある場合は、今からでも遅くはありません。言葉使いや伝え方を工夫したり、ツールをうまく使いこなしたりすることで改善が期待できます。
また、テレビ会議やチャットだけではなく、AxelaNoteのようなツールを使用することで、他の社員より一歩先のコミュニケーションを築けるのではないでしょうか。

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