ペーパーレス化のメリットとは?【スタートアップに必須な理由】

ペーパーレス化がスタートアップにもたらすメリットとは?

株式会社TransRecogの小林です。

今回の記事では、AxelaNote(アクセラノート)を導入いただいたスタートアップ
360株式会社の伊藤さんにインタビューし、活用事例をご紹介したいと思います。

ペーパーレス化に取り組む理由は?

ペーパーレス化に取り組む理由は?

──AxelaNote(アクセラノート)のご利用ありがとうございます。
ペーパーレス化に役立つソフトということで弊社ソフトを選んでいただいたそうですが、そもそもペーパーレスに積極的な理由を教えて頂けますか?

伊藤さん 弊社は、MEO対策Googleストリートビュー撮影をはじめとした、様々なWebマーケティングを提供している3期目のスタートアップです。

起業して最初に驚いたのは「膨大な紙資料」でした。
領収書は7年間保管しなければなりませんし、契約書・請求書・名刺など紙資料の多さは予想外でした。廃棄資料も膨大で、サラリーマン時代には全く気付きませんでした。

働き方改革ということで、大手がペーパーレス化に取り組んでいるのは知っています。
でも、中小企業やスタートアップもペーパーレス化が必須な時代だと思いますね。

ペーパーレス化がスタートアップにもたらすメリットとは?

──スタートアップにペーパーレス化が必須だというのは、あまり聞きませんね。
そのように思う理由をおしえてください。

伊藤さん そうですね。まず、スタートアップは経営資源が不足しています。
少ない資源で生産性を上げるためにペーパーレス化には3つのメリットがあると考えています。
「(1)スペースの最小化(2)検索性の向上(3)リモートワーク」の3つです。

(ペーパーレス化のメリット1)スペースの最小化

伊藤さん まずひとつめのメリットは、紙資料の「保管スペースを減らせること」ですね。
先ほども言いましたが、オフィスの紙資料って本当に多いですよね?
ただ、保管のために余分に固定費がかかるのはもったいないと思いました。

そこで、まずはScanSnapと裁断機を購入して、片っ端からPDFファイルにしていきました。
クライアントのカタログやパンフレット、後々見返すであろう資料をスキャンして、
DropBoxやGoogleドライブも活用することで、紙の保管スペースは激減です。
書籍もできるだけKindleで購入するようにしましたね。
名刺もScanSnapでEightと連携しているので、本当にペーパーレスになりました。

断捨離がブームですけど、紙資料の保管スペースを減らせるのは、本当に良いですよ。

(ペーパーレス化のメリット2)検索性の向上

(ペーパーレス化のメリット2)検索性の向上

伊藤さん ペーパーレス化のメリット2つ目は、「検索性の向上」ですね。
「あの資料どこにあったっけ?」と引き出しやファイルを探す時間が多かったのですが、
ほとんどをPDFファイルで保管することで、検索が本当に容易になりました。

ペーパーレス化で、探し物にかけるムダな時間が激減しますね。
大手企業がペーパーレス化に取り組むのも、検索性の向上が大きいのではないでしょうか?
デジタルデータなので、情報共有も楽になりますしね。

(ペーパーレス化のメリット3)リモートワークができる

(ペーパーレス化のメリット3)リモートワークができる

伊藤さん ペーパーレス化のメリット3つ目は、「リモートワークができる」です。

紙資料をデータ化してクラウド上に置くことで、ネットがつながるところならどこでも必要なデータにアクセスできます。これは紙保管していては絶対にできません。

弊社はコワーキングスペースのWeWorkで営業しているのですが、クライアントに合わせてしょっちゅう移動します。そのたびに紙資料を印刷・持参していては、紙も時間もムダにしてしまいます。

いつでもどこでも必要なデータを引っ張り出せるというのは大きなメリットです。

AxelaNote(アクセラノート)を選んだキッカケは?

AxelaNote(アクセラノート)を選んだキッカケは?

──ペーパーレスは、本当にメリットがたくさんありますよね。積極的にペーパーレスにとr組む御社が、AxelaNote(アクセラノート)を選んでいただいたのはなぜでしょう?

伊藤さん ひとことでいうと、かゆい所に手が届くソフトだからです。
ペーパーレス化を進めていくと、一番多くなるのは「PDFファイル」です。
AdobeのCreativeCloudはもちろん利用しているのですが、Acrobatでは動作が重すぎたり、対応できないPDFファイルが出てくるんです。

──書き込み・注釈禁止のPDFもありますからね。

伊藤さん そうですそうです。クライアントからもらう資料や、ネット上からダウンロードするPDFの多くは、当たり前ですが、改変ができないように制限がかかっています。

ちょっと書き込みしたいからと印刷するのも、嫌なんですよね。
ペーパーレス化に反しますからね(笑)

透明シートを重ねて、そこに書き込むという仕組みのAxelaNote(アクセラノート)は、ペーパーレス化に取り組む企業には、すごく便利です。

どのようにAxelaNote(アクセラノート)を使っていますか?

──具体的なAxelaNote(アクセラノート)の使い方について教えてください。

伊藤さん 主に3つの方法で使っています。
「(1)校正(2)多言語翻訳(3)」プレゼンですね。

(活用方法1)校正

(活用方法1)校正

カタログなどのデザイン校正をするときに、AxelaNote(アクセラノート)は便利なんです。

例えば、紙カタログの制作進行をするとします。
これまでの工程は、以下のとおりでした。
(1)デザイナーから上がってきたPDFファイルを印刷
(2)ダーマトグラフで校正・修正を赤入れ
(3)再スキャンしてPDFファイル化

ここでムダなのは、(1)の印刷と(3)の再スキャンです。

AxelaNote(アクセラノート)があれば、届いたPDFファイルに直接「(2)の校正・修正」ができるので、かなりの時間短縮につながるんです。
特にスキャンしてPDFファイルに戻すのは面倒くさいです。

ムダな印刷も避けられるのも嬉しいです。
カラーは高いですからね(笑)

(活用方法2)多言語翻訳

(活用方法2)多言語翻訳

次に使っているのが多言語翻訳です。

中国語や韓国語向け制作物のデザインを依頼される場合があります。
これまでは、Excelやテキストファイルで翻訳データを頂いていたのですが、どれがどこにあてはまるのかすごく分かりにくいんです。
AxelaNote(アクセラノート)を使うことで、該当箇所に直接翻訳データを書いてもらえるので、作業効率が段違いにあがりますね。

あと、言語によって文字数が大きく異なることもありますよね。
たとえば「明後日」は日本語だと3文字分のスペースですが、英語では「day after tomorrow」と半角18文字あります。
翻訳されたテキストの文字数が違いすぎると、各言語版のデザインに手間がかかります。
翻訳者にデザインスペースを伝えて、文字数を調整してもらうためにもAxelaNote(アクセラノート)は役立ちますね。

(活用方法3)プレゼンテーション

(活用方法3)プレゼンテーション

最後は、プレゼンテーションのときですね。

会議室のモニタでプレゼンをした後、クライアントからいろいろなご意見を頂きます。
その際、AxelaNote(アクセラノート)を起動して、その場でメモを書いてしまうんです。

プレゼンテーションというと一方通行になりがちですが、AxelaNote(アクセラノート)でホワイトボードのように利用することで、全員が参加しているポジティブな会議に変わります。

これまでは、プレゼン資料を全員に配布して、それぞれ自分の資料にメモ書きしていたため、「知の共有」もできにくかったと思いますね。

また、メモが書かれた資料は、議事録代わりになるのも大きなメリットです。

AxelaNote(アクセラノート)に、今後欲しい機能は?

──最後に、AxelaNote(アクセラノート)に、今後欲しい機能があったら教えてください。

伊藤さん 可能であれば、Mac版を開発して欲しいです。あとは、圧縮機能があるとすごくありがたいですね。企業のカタログとかチラシは、たまにかなり大きなファイルサイズのPDFがあって、ちょっと困ることがあるんです。

──貴重なご意見ありがとうございました。今後も宜しくお願いいたします。

まとめ

今回は、360株式会社さんにインタビューさせて頂きました。

AxelaNote(アクセラノート)の使い方は、弊社が想定していたものと違い、とても嬉しく思います。今後も皆様のご意見を取り入れながら、より使いやすいツールにアップデートしていきます。

どうぞ宜しくお願いいたします。

ペーパーレス化にお困りですか?

既存のPDFに透明シートを重ねる「AxelaNote(アクセラノート)」をお試しください。 書き込み禁止・印刷禁止のPDFファイルも対応できるので、ペーパーレス化に最適です。

働き方改革に取り組む企業から、ペーパーワークの多い大学生まで広く利用頂いております。AxelaNote(アクセラノート)はこちら

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