テレワークでも書類書き込み業務の生産性をアップ!AxelaNoteの新機能

新型コロナウイルス感染症が拡大する中、ご自宅などで業務をされている方が多くいらっしゃると思います。平時と異なる環境で業務を遂行することは、いろいろな困難が伴うと思います。特に今まで紙でやり取りしていた稟議や承認、添削や査読などは、紙が利用できなくなったことでとても仕事がやりづらくなったことでしょう。そのような時、AxelaNoteを使えば、紙以上のことが紙と同様にできるようになります。

AxelaNoteは、元々ペーパーレス化社会を実現する目的で誕生しました。最新のバージョンでは、さらに業務効率を上げられる機能を搭載いたしましたので、元来もっていた特徴と併せてご紹介いたします。この状況下、特にテレワークで効果を発揮できますので、ぜひご利用いただければ幸いです。

注釈禁止・印刷禁止のPDFに書き込める

AxelaNoteはAcrobat Readerの上でレイヤーのように動作します。これによりPDFが注釈禁止や印刷禁止でも書き込むことができます。

弊社の調査では、流通しているPDFの2割は注釈禁止、もしくは印刷禁止です。そのようなPDFに対して書き込む場面が出てくると非常に困りますが、AxelaNoteはそれを解消します。ちなみに弊社の調査ではなく私の経験ですが、そういうPDFは突然、納期前に、重要な局面に、顧客や同僚と連絡のつかない時に限って現れるのです。

表示が崩れない

PDFは国際規格ですが、その規格に完全に準拠するようにソフトを開発しても完全なPDFが生成できるわけではありません。わかりやすい例を出すと、WordやExcel。これらも国際規格に準拠したフォーマットを標準で扱うわけですが、互換ソフトでの再現性は極めて低くなっています。その点AxelaNoteは、自分でPDFを表示するのではなくAcrobat Readerが表示するので、表示が崩れることはありません。

下の比較ではPDF互換ソフトでは完全にフォントが見えなくなっています。これならまだ確認すればすぐわかるからいいんです。問題は、どこかの文字がこっそり変わっていた時。例えば、血液型のAB型がA型になっていたり、1000万円が100万円になっていたら目も当てられません。

スタンプ機能

認印と日付印を押印することができます。

WordやAcrobatなど海外製ソフトは押印機能が弱いのが難点でした。AxelaNoteは、日本でよく使われる形式の判をサポートしました。語句だけでなく、サイズや色も変えられます。役職によって大きさや色が変わる会社でも安心してお使いいただけます。

自動採番と分類機能

分類と番号のテキストを挿入することができます。番号は自動で採番されるので、番号をつける時に目視でコメントの個数を数える手間がなくなり、また重複して番号を振ってしまうことがなくなります。「あれ?これ何番だっけ・・・?」ということもなくなります。

例えば、色に関するコメントは「色①」「色②」「色③」、誤字脱字に関するコメントは「文字①」「文字②」「文字③」というように、分類毎に独立して番号を振ることができます。。

分類は自由に登録することができます。例えば原稿であれば「誤字脱字」「時制不一致」のような文の信頼性にかかわるような分類をすると便利です。企業であれば「別途確認」「要調整」「低優先度」といった会議資料へのメモなどにお使いいただけます。

番号の形式は丸番号(① ② ③)のほかに、かっこ番号((1) (2) (3))やアルファベット((a) (b) (c))が選択できます。

定型語句機能

よく使う文言を登録する機能です。顧客毎に決まっているコメントや、全担当者で統一する必要のある表現などを登録し、テキストボックスに書き出すことができます。定型語句のウィンドウは出しっぱなしにすることができます。カテゴリを選んで、定型語句をダブルクリックすると、テキストボックスに書かれます。

カテゴリと定型語句はこのウィンドウで追加・変更・削除・並べ替えをすることができます。データはPC上に保存されます。データはXML形式ですので、複数の担当者が入力した定型語句を持ち寄って統合することも可能です。

前述の分類と項番機能と併せて使用することで、レポートの添削など似たような文書へのコメントがとても素早く行えるようになります。例えば、以下の添削は約2~3分で完了させることができます。

一括操作機能

線を四角、画像、文字と連結する機能です。MS Officeにも同様の機能がありますが、連結できるのは端か真ん中のみ。AxelaNoteは、オブジェクトのどこにでも連結できるのが特徴です。もちろん線は何本も引けます。

CSV出力機能

書き込みのテキストだけ抜き出してCSVとして出力する機能です。CSVを生成することでエクスプローラーで検索できたり、コピー&ペーストによって過去のコメントを流用することができます。前述の定型語句機能と併せて使用することにより、指摘漏れや予め書かなければいけない語句の再利用が可能となり、文書や図面の指摘品質が大幅に向上します。

また、CSVをちょっと加工するだけで簡単に指摘一覧のようなまとめ表を作成できます。例えば指摘箇所とその修正チェックリストを作る際に役に立ちます。

書き込み/重ね合わせ対象の変更機能

AxelaNoteを重ねる対象のPDFを変更することができます。例えば元の図面に指摘を記入し、図面修正後に指摘が是正されているか確認することができます。複数の図面案を見比べることもできます。

また、PDFに重ねる書き込みを変更することができます。例えば一つのPDFに対し複数の人が書いた書き込みを見比べることができます。

ベストプラクティスを搭載

今回ご紹介した機能、そのほとんどは文書や図面に携わるプロの方のアイディアから生まれたものです。一見すると変わった機能のように見えるのは、見た目の良さや思いつきによるものではなく、現場で試行錯誤の上で編み出した工夫だからこそなのです。とても弊社だけで考えられるものではありません。関係各位には厚くお礼申し上げます。

多くの方が予期せぬテレワーク化で苦労されている今、本ソフトが少しでもお役に立てれば幸いです。もしお役に立てた暁には是非アドバイスを頂ければ幸いです。この状況でもノウハウをぜひ機能としてAxelaNoteにフィードバックしたいと考えております。

ダウンロードはここから。現在、全機能を30日間無料で使用できます。

ペーパーレス化にお困りですか?

PDFや画像に透明シートを重ねるWindows用ソフト「AxelaNote(アクセラノート)」をお試しください。 注釈禁止のPDFファイルも書き込めるので、テレワークに最適です。

図面や原稿を扱う企業から、レポートの採点をする先生まで広くご利用頂いております。

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